Politiques relatives à la confidentialité et à la protection des données

    Politique de confidentialité

    Chez Prosomo, le respect de votre vie privée est primordial. Nous tenons à ce que vous soyez informé de façon transparente sur notre utilisation de vos informations lorsque vous naviguez sur notre plateforme. En transigeant avec la plateforme de Prosomo, vous acceptez de vous conformer aux présentes politiques. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de la politique suivante concernant la confidentialité des informations.

    À titre indicatif, nous entendons par informations personnelles :

    « Toute information qui permet de vous identifier telle que votre nom, votre numéro de téléphone, votre courriel et votre adresse ».

    Les termes « entreprise », « notre » et « nous » sont utilisés pour faire référence à Prosomo.

    Le terme « client » sont utilisés pour faire référence aux entreprises qui font l’usage de notre plateforme pour leur entreprise sauf sur indication contraire. 

    La politique suivante est la dernière version disponible et n’est valable que pour notre plateforme. Si des modifications importantes sont à apporter, nous procéderons par avis sur la page principale de notre plateforme pour vous informer. 

    DONNÉES COLLECTÉES

    Notre plateforme ne collecte pas d’informations personnelles à moins que vous procédiez volontairement à la transmission de vos données en utilisant nos services par exemple :

    1. La création de votre compte utilisateur par vous ou un administrateur de la plateforme.
    2. La soumission d’un message pour obtenir de l’information supplémentaire pour un service. Dans ce cas, votre nom, prénom, courriel et numéro de téléphone sont recueillis.

    Or, les motifs de la collecte vous seront toujours mentionnés et les renseignements utilisés clairement exposés. 

    UTILISATION DU CELLULAIRE OU AUTRE APPAREIL MOBILE

    Lors de l’utilisation de notre plateforme sur votre cellulaire ou appareil mobile, il est probable que nous obtenions des informations concernant l’identifiant de votre appareil et votre localisation. Il est cependant possible de bloquer le service de localisation directement sur l’appareil que vous utilisez. 

    TÉMOINS (COOKIES)

    Seuls des cookies ESSENTIELS au fonctionnement de la plateforme sont utilisés. Ces cookies sont les suivants :

    • SCCookiesConsent: Cookie pour conserver le consentement qui expire aux 6 mois.
    • PHPSESSID: Permet de préserver la session de l’utilisateur connecté. L’utilisateur devra se reconnecter à nouveau lorsqu’il fermera son navigateur.

    OUTILS

    Certaines données sont collectées automatiquement lors de l’utilisation de notre plateforme tel que votre adresse IP, votre système d’exploitation et votre navigateur, les pages que vous avez visitées et les requêtes que vous y faites, l’heure et le jour de la connexion à la plateforme. Ces informations ne permettent pas de connaître votre identité et ne sont donc pas considérées comme étant des informations confidentielles. 

    Ces informations sont collectées afin de:

    • authentifier les utilisateurs, appliquer des mesures de sécurité et prévenir les abus ;
    • mesurer votre utilisation de notre plateforme, strictement à des fins de débogage ;
    • développer et améliorer nos produits et services.

    PUBLICATION ET TIERS

    Nous pouvons être appelés à partager des informations qui ne sont ni personnalisées ni confidentielles sur l’entreprise, notamment les tendances d’utilisation de nos services à des tiers. Nous nous assurons qu’aucune transmission d’information confidentielle n’est faite sans le consentement du client. 

    SÉCURITÉ

    Nous en faisons le plus possible pour protéger l’utilisateur. Les renseignements personnels que nous recueillons sont cryptés par la technologie SSL (Secure Sockets Layer) comme mentionnée plus haut et l’accès aux données est strictement réservé aux personnes qui font le traitement des données. Ceux-ci sont soumis à des obligations de confidentialité stricte.

    Les données stockées dans les serveurs ne sont communiquées qu’en cas d’obligation légale; pour appliquer nos conditions d’utilisations; préserver nos droits, nos biens et notre sécurité ainsi que ceux de nos utilisateurs; pour contrer la fraude; ou avec votre consentement et sont protégées par un paramètre de confidentialité et de sécurité. 

    ENFANTS MINEURS

    Notre plateforme n’est pas destinée aux enfants mineurs. 

    TRANSITION

    Advenant la vente, l’achat, un partenariat, une réorganisation, la fusion, la faillite ou toute autre transition possible de l’entreprise, nous nous engageons à protéger les informations recueillies dans le transfert de ceux-ci.

    LIENS À DES SITES EXTERNES

    Notre plateforme peut contenir des liens vers des sites externes. Ces sites ne sont pas régis par notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de vérifier les politiques de confidentialité de ces sites pour comprendre leurs procédures relativement à vos informations confidentielles. L’entreprise ne peut pas être tenue responsable du traitement des données confidentielles de ces sites desquels il propose des liens pour la convenance de son utilisateur. 

    N’hésitez pas à joindre Prosomo pour plus d’informations sur le traitement de vos données personnelles ou pour modifier celles que nous avons déjà entre les mains. C’est avec plaisir que nous vous informerons davantage. 

    info@prosomo.com

    PROSOMO INC.
    95 Boulevard de la Technologie, Suite 103
    Gatineau, QC, J8Z3G4

    Politique de protection des renseignements personnels

    Cette politique a pour objectif de garantir la protection des renseignements personnels, ainsi que de définir les procédures de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de destruction et de gestion des informations par Prosomo, ce qui inclut la direction, les employés, les fournisseurs, etc. De plus, elle vise à informer toute personne concernée sur le traitement de leurs renseignements personnels par Prosomo.

    Le terme « client » peut signifier l’administrateur ou un employé de la plateforme qui fait la location de la plateforme Synfony. Le terme « entreprise » signifie le client de l’entreprise qui fait usage de notre plateforme seulement lorsque préciser ainsi. 

    Synfony est une plateforme utilisée par nos clients à des fins d’utilisation de plateforme de commerce électronique, de base de données, de logiciel de réservation, de logiciel de facturation ou toute autre fin applicable en fonction du logiciel spécialisé développé pour répondre aux besoins spécifiques des différentes industries de nos clients.

    Les données recueillies dans la base de données sont utilisées exclusivement par nos clients qui collectent de leur côté, des renseignements concernant leurs propres clients effectuant des transactions ou autres fonctions au travers de notre plateforme. Prosomo ne fait pas d’utilisation des données recueillies au travers de sa plateforme. 

    Prosomo prend les moyens raisonnables connues pour s’assurer de la protection des renseignements personnels des utilisateurs de sa plateforme. Les informations recueillies, utilisées, communiquées, conservées ou détruites sont régies par la présente politique dans l’objectif de protéger la vie privée des utilisateurs de notre plateforme.

    Afin de veiller à la protection optimale des renseignements personnels, la personne responsable de la protection des renseignements chez Prosomo doit :

    • Superviser et examiner les pratiques et les procédures internes de traitement des renseignements personnels ainsi que le respect des lois en cours;
    • Suggérer des mesures afin d’assurer la protection continue des renseignements personnels qui concordent avec les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
    • Mettre en œuvre les mesures nécessaires au sein de l’entreprise pour assurer la protection des renseignements;
    • Assurer la conformité et la formation du personnel en matière de bonnes pratiques pour protéger les renseignements personnels.
    • Coordonner, enquêter et répondre aux demandes et aux plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
    • Communiquer avec la ou les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI) en présence d’une fuite de données ou tout incident;
    • Tenir un registre des incidents relatifs aux données personnelles.

    Nous nous efforçons de protéger les données et de sécuriser notre plateforme. Cependant, comme aucune méthode en ligne n’est parfaitement sécurisée, nous ne pouvons garantir une protection totale de vos données.

    Nous garderons les données aussi longtemps qu’il le faudra pour les raisons pour lesquelles nous les avons obtenues. La durée de conservation dépend de la nature des données, des risques associés à leur divulgation non autorisée, des objectifs de traitement, des alternatives disponibles et des obligations légales. Si un client cesse l’utilisation de la plateforme, les données sont conservées pour une période déterminée avec le client. Les données sont effacées en fonction de l’entente avec le client ainsi que sur demande. 

    La protection des renseignements personnels est l’affaire de tous. Aucunes représailles ne peuvent être faites envers un individu qui dépose une plainte relative à la protection des renseignements personnels ou participe à une procédure d’enquête de la CAI.

    POURQUOI UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES ?

    Nous utilisons les données essentiellement pour satisfaire des obligations contractuelles, comme le traitement de paiements d’abonnement. Par ailleurs, nous ou nos partenaires pourrions avoir besoin des données recueillies pour des raisons professionnelles, pour répondre aux objectifs non-exhaustifs suivants :

    • prévention des fraudes et des risques;
    • répondre à vos demandes ou fournir une assistance;
    • améliorer et fournir nos produits et services.

    Nous ne faisons appel à ces « intérêts légitimes » pour utiliser vos données qu’après avoir évalué et mitigé les éventuels risques pour votre vie privée. Par exemple, en garantissant une totale transparence sur nos politiques de confidentialité, en vous donnant le contrôle sur vos données lorsque c’est possible, en restreignant la quantité et l’utilisation de vos données, en étant sélectifs quant à leurs destinataires, en limitant leur durée de conservation et en employant des mesures techniques pour les sécuriser.

    Nous traitons les données recueillies sur la base de votre consentement, surtout lorsqu’aucun autre fondement juridique n’est applicable. 

    COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Les renseignements personnels recueillis permettent l’exercice des fonctions de Prosomo et la conduite de ses activités conformément aux lois et normes applicables. Synfony est l’outil utilisé qui procède à la collecte des renseignements personnels seulement pour répondre à des fins spécifiques, contractuelles et définies préalablement tel que le commerce électronique effectué sur la plateforme. La collecte des renseignements personnels est faite au travers de l’entreprise cliente et n’est que stockée sans autre but que la création d’une base de données sur les serveurs de Prosomo. Les informations stockées sont la propriété du client qui exerce du commerce électronique ou pour autres fins pratiques à partir de la plateforme de Prosomo. 

    La communication de renseignements personnels d’un de vos clients peut être demandée afin de vous assister en cas d’urgence par exemple. Il vous appartient d’obtenir le consentement de la personne concernée avant de nous autoriser à accéder ses coordonnées sauf si nous sommes tenus légalement de fournir l’information. 

    SOURCES DES INFORMATIONS PERSONNELLES

    Pour optimiser l’utilisation de la plateforme Synfony et la gestion de vos clients, par votre intermédiaire et/ou directement par vos clients, nous recueillons et exploitons les données personnelles de vos clients et de vos employés de plusieurs façons :

    • De votre part : Les données que vous nous confiez en utilisant notre plateforme sont récoltées. Cela inclut les inscriptions de vos clients, leurs visites sur la plateforme, les informations de commande, votre interaction avec la plateforme, et vos actions sur notre site, comme les termes de recherche que vous utilisez.
    • De tiers : Nous collectons aussi des informations de nos partenaires par exemple :
      • Prestataires de services : Ces partenaires nous aident à offrir des services supplémentaires, et nous fournissent également certaines informations.
      • Sous-traitants : Nous collaborons avec des tiers pour divers services tels que l’hébergement cloud, l’analyse de données, et plus encore.

    Cette collecte de données nous permet d’améliorer continuellement notre service pour vous offrir une meilleure expérience, à vous et à vos clients.

    CONSENTEMENT ET EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Il est de la responsabilité du client de s’assurer que le recueil des renseignements personnels est fait pour des raisons justifiées, claires et spécifiques et avec l’obtention du consentement libre et éclairé de la personne. 

    LIMITE DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Prosomo doit fournir certains renseignements afin de satisfaire aux processus et exigences légales et réglementaires en matière de vérification. L’utilisation peut varier, mais pourrait notamment servir à des fins de règlement de différends par exemple ou sous exigences de la Loi.

    Les informations peuvent être transmises à des tiers dans la mesure nécessaire aux fins de la Loi. Prosomo ne peut être tenu responsable du comportement et de l’usage entrepris par les tiers.

    Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d’autres fins que pour des objectifs précis liés au contrat avec le client à moins que la loi ne l’exige.

    PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Prosomo prend toutes les précautions raisonnables et a mis en place des mesures physiques et techniques importantes de façon à prévenir l’utilisation et l’accès non autorisé ou illégal aux renseignements personnels. Ainsi, les mesures en place sont, entre autres:

    • Utilisation des renseignements que lorsque nécessaire;
    • Assurer la confidentialité et la protection d’un renseignement personnel dont une personne aurait pris connaissance dans le cadre de ses fonctions, à moins d’être autorisée à en faire la divulgation par la personne concernée.
    • Protection des dossiers avec un accès sélectif et limité aux personnes autorisées;
    • Sécurisation des accès aux bureaux avec le verrouillage des portes et codes d’accès;
    • Retrait immédiat des accès suite à la fin d’une relation d’affaires.

    Tous les individus sont tenus de contribuer à la protection des renseignements personnels. Si vous soupçonnez que des informations sensibles ont été compromises, vous devez immédiatement aviser le responsable de la protection des renseignements personnels.

    DURÉE DE CONSERVATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Prosomo s’engage à respecter les délais minimaux de conservation prévus selon la catégorie de renseignements personnels et les lois applicables. Cependant, si les informations recueillies ne sont plus utiles pour Prosomo et que leur conservation n’est pas nécessaire ni obligatoire selon les différents cadres législatifs, elles seront détruites, effacées ou converties de façon à conserver un caractère anonyme.

    ENGAGEMENT À LA TRANSPARENCE

    Prosomo s’engage à être transparent face au traitement, aux procédures et aux fins d’utilisation qui encadrent les renseignements personnels auprès des clients, des employés, des stagiaires et des partenaires d’affaires.

    ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES UTILISATEURS DE LA PLATEFORME SYNFONY

    Pour toute consultation, retrait et/ou modification des renseignements personnels stockés sur la plateforme, notre client peut écrire à l’adresse courriel info@prosomo.com. Une demande écrite devra être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels au info@prosomo.com. Une réponse vous sera fournie dans les 30 jours suivant la date de sa réception. Lorsqu’il n’est pas possible de partager l’information demandée, une justification légale et un soutien devront être fournis pour appuyer la décision auprès du requérant.

    PORTER PLAINTE

    Une personne qui croit que leurs renseignements personnels ont été recueillis, retenus, utilisés, divulgués ou détruits de façon non conforme aux dispositions de la présente politique, peut formuler une plainte confidentielle auprès du responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel info@Prosomo.com. L’individu devra fournir son nom, ses coordonnées, y compris un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de la plainte. Il est nécessaire de fournir des détails suffisants pour que la plainte puisse être évaluée convenablement. Une réponse vous sera fournie dans les 30 jours suivant la date de la réception de la plainte. Si la plainte est insuffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut demander toute information supplémentaire jugée nécessaire pour évaluer la plainte. Le responsable va conduire une enquête sur les plaintes reçues, minimiser les dommages et apporter les correctifs nécessaires.

    Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec. Toutefois, Prosomo encourage les personnes concernées à communiquer d’abord avec le responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la conclusion du processus de traitement prévu.

    APPROBATION

    La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Prosomo.

    Responsable de la protection des renseignements personnels :

    95, boulevard de la Technologie, Suite 103
    Gatineau (Québec) J8Z 3G4
    info@prosomo.com

    Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.